O que é, afinal, um indaba
Antes de sair planejando, vale entender a palavra - porque ela já dá a tônica de tudo o que vem depois. Indaba não é sinônimo de reunião de diretoria, nem de reunião de chefia: é uma conferência.
O termo foi tirado do vocabulário dos zulus pelo fundador do escotismo, Baden-Powell, assim como a palavra "jamboree". Originalmente, indaba era uma grande conferência, um grande encontro de líderes tribais - com foco entre os povos zulu e xhosa, embora outras tribos também participassem. E "conferência" é a palavra-chave: uma reunião para troca de ideias, discussões e aprovações sobre um tema específico - não um simples encontro, nem um simpósio, nem uma oficina.
Indaba é uma conferência onde vão participar... quem é que participa do indaba? Não existe um público restrito ao indaba.
- Mauro, no T03 EP01 do Guia Decola
No escotismo, hoje o termo é usado de forma ampla: existe indaba de Grupo, indaba de modalidade (mar, ar), indaba de ramo, indaba regional - todos com o mesmo espírito de origem, aplicados a públicos e temas diferentes.
Quem participa: a resposta é "todo mundo"
O primeiro instinto de muita gente é pensar o indaba como uma reunião de diretores e chefes de seção. É exatamente o oposto do que a conferência deveria ser.
Todo o time de adultos
Escotistas, dirigentes e conselho fiscal - o pessoal das contas que normalmente só é chamado uma vez por ano para "o chamegão pras contas" também é voluntário e também precisa estar dentro do que o Grupo está planejando.
Os jovens do Clã Pioneiro
Primeiro alicerce da próxima geração de escotistas. Se numa Assembleia de Grupo os pioneiros e pioneiras já tem voz ou voto, por que ele ficaria de fora do indaba?
Quem sustenta a engrenagem
O pessoal da cozinha, da faxina, do almoxarifado - e até aquele pai ou mãe superenvolvido que ainda não tem registro escoteiro. Convidar pode ser a fagulha que falta para ele se tornar um.
Essas pessoas são engrenagens do teu grupo escoteiro. E o que acontece quando uma dessas engrenagens não está bem lubrificada? A máquina começa a falhar.
- Mauro, no T03 EP01 do Guia Decola
É claro que dá para restringir o público quando o tema pede - um indaba de programa educativo pode ser voltado só para escotistas, por exemplo. Mas a regra geral é a inclusão: quanto mais amplo o indaba, mais engajamento ele gera, e mais cedo aquele pai "de sábado" pode se tornar um escotista registrado.
Qual é o objetivo do seu indaba
Antes de convidar qualquer pessoa, é preciso responder: por que este indaba vai acontecer? Qual é o propósito que vai justificar tirar 1, 4 ou 8 horas do sábado de alguém?
Deixe claro o que vai ser tratado
"Vamos fechar o calendário do ano" ou "vamos discutir o Regimento Interno" - o indaba não pode ser uma programação secreta. Pode ter surpresas boas, mas o propósito precisa estar explícito na convocação.
Meça o sucesso pelo propósito
Se o objetivo era montar o calendário do semestre e planejar o primeiro acampamento, ao final do indaba essas duas coisas precisam estar prontas sobre a mesa - não importa quanto tempo isso tomou.
Reserve espaço para a "cerejinha"
Um convidado externo, um oficineiro, uma dinâmica que resolve um problema em vez de só listar decisões - é isso que transforma o meio do processo de chato em memorável.
O rito do lançamento importa
Para tudo que vai começar - um novo ano escoteiro, uma mudança de rota - é preciso um momento de alinhamento. Um grupo dificilmente tem boa performance sem essa reunião inicial.
Onde acontece: saia da rotina
Por que o indaba precisa ser sempre na sede do Grupo, sentado, do jeito de sempre? Ele não precisa.
Um jardim, um parque, um coworking, o espaço de uma universidade parceira - qualquer lugar acessível, com conforto para quem tem necessidades especiais e condições de receber a galera, é um candidato válido. Sair da sede também é uma oportunidade de relacionamento institucional e de divulgação: marque fotos, convide o parceiro para retribuir a visita depois.
Mini-case: um indaba já foi feito na sala de conferências do Corpo de Bombeiros de Rio Grande (RS) - o Grupo foi bem recebido, tomou café com a equipe, acompanhou atividades, e semanas depois os bombeiros retribuíram levando um caminhão até a sede para os Lobinhos e Escoteiros.
E existe uma versão ainda mais ambiciosa: o indaba acampado. Reserva um final de semana, monta uma programação que mistura conteúdo com convívio - um jantar festivo, um fogo de conselho, um masterchef entre patrulhas - e usa o tempo livre entre as atividades como parte do processo, não como intervalo dele. Participação 100% online fica reservada para a última das alternativas: funciona para uma palestra pontual, mas perde a proximidade que decisões de grupo pedem.
Quando acontece e quanto tempo dura
Não existe uma regra fixa sobre frequência - o indaba de início de ano é só o exemplo mais comum, não o único formato válido.
Anual
O indaba de início de ano
O mais comum: monta o calendário e alinha expectativas para os próximos 10 ou 11 meses. Idealmente, a data do próximo já entra no calendário do ano anterior.
Trimestral
Revisão de rota
Todo planejamento sofre desvios. Um indaba a cada três meses para avaliar o que foi bom, o que foi ruim e ajustar o próximo trimestre reduz o tamanho final desses desvios.
Temático
Um assunto, um indaba
Regimento Interno, projetos para captação de recursos, um indaba técnico de fim de semana - nada impede um indaba dedicado a um único tema, com o público certo para ele.
Sobre duração: um indaba funcional dificilmente cabe em menos de 3 a 4 horas de trabalho efetivo - tempo suficiente para render numa reunião dinâmica, com facilitação e boa condução, sem virar maratona de gente sentada ouvindo. Cuide do tempo com flexibilidade: se um assunto está rendendo bem, vale cortar uma atividade menos essencial para dar espaço a ele - mas não corte o jogo, a canção ou a hora do show.
O que colocar dentro do indaba
Calendário e Regimento Interno resolvem a parte prática. Mas o indaba também é uma oportunidade rara de reunir todo mundo no mesmo lugar - e vale muito mais do que uma pauta de decisões.
Jogos, canções e dinâmicas
Escolha a música do ano por votação, monte equipes coloridas que misturam dirigente, escotista e pai de apoio, use um jogo democrático para decidir atividades - o indaba não precisa ser gente sentada ouvindo.
Reconhecimentos
Entregar uma condecoração, um cordão ou anel de Gilwell, um agradecimento formal - representa às vezes mais para o adulto do que para o jovem. É um bom momento para isso.
Convidados de dentro e de fora
Chame quem manja de comunicação digital, quem manja de especialidades - ou um convidado totalmente fora do escotismo para falar sobre superação. É também um momento de motivar e engajar.
Casos de sucesso do ano anterior
Um vídeo, uma carta ou o próprio depoimento de um pai contando o que a experiência escoteira mudou no filho - materialize as coisas boas para que sejam repetidas.
Capacitação dos adultos
Rota de aprendizagem, primeiros socorros com a Defesa Civil, uma oficina técnica - o indaba pode ser também o espaço de formação que, de outra forma, exigiria mais um encontro à parte.
Um tema lúdico, se fizer sentido
Nada impede uma temática de "viagem a Marte" ou de um lual havaiano para o indaba - formalismo demais (uniforme, bandeira, oração) não é obrigatório se o clima do Grupo pede algo mais leve.
Como planejar, na prática
Da convocação ao dia do evento, quatro etapas que sustentam qualquer indaba - independente do tema escolhido.
Data de disponibilidade das pessoas
Use uma enquete no WhatsApp com duas ou três datas possíveis e escolha a que reúne mais gente - mesmo que não seja a mais conveniente para quem organiza.
Com a máxima antecedência
Idealmente, a data do primeiro indaba do ano seguinte já entra no calendário do ano anterior. Deixe claro o propósito na convocação - sem programação secreta.
Peça estudo prévio e pense na dinâmica
Peça avaliação do ano anterior e sugestões antes do encontro - isso ganha tempo. E para cada tema da pauta, pense numa dinâmica: nada de só "sentar e alguém falar".
Registre o que foi deliberado
Em temas deliberativos - como Regimento Interno - documente as decisões, para que quem não pôde participar tenha uma consulta formal do que foi combinado.
Mini-case: um Grupo aplicou um formulário online antes do indaba perguntando o que o Grupo deveria continuar fazendo, começar a fazer e deixar de fazer - com jovens, chefia, diretoria e pais. As respostas dos próprios jovens vieram tão ricas e lúcidas que a organizadora ficou "em êxtase" com o resultado, e levou o diagnóstico pronto para dentro do indaba.
Temas pesados pedem mais cuidado
O indaba não precisa fugir de discussões difíceis - ética, disciplina, um problema que o Grupo enfrentou - mas quanto mais delicado o tema, mais preparo ele exige de quem conduz.
Se o objetivo é tratar de Regimento Interno, não usem temas como Halloween ou sexta-feira 13 - não piorem a coisa. Entendam que temas mais complicados vão precisar de mais atenção e mais energia.
- Mauro, no T03 EP01 do Guia Decola
Antes do indaba
Jogue o seu próprio xadrez
Antecipe as alternativas e as possíveis reações das pessoas. Chegar preparado evita que a conversa "chegue com sangue no olho".
Durante o indaba
Quebre o clima se precisar
Se a discussão travar ou as pessoas dispersarem no celular, corte o assunto, traga outra atividade e volte ao tema pesado depois, se for necessário.
Sempre
Discuta com respeito
Problemas ruins precisam ser discutidos - inclusive levados da diretoria para o grupo maior, quando fizer sentido - mas sempre com educação e ordem mantidas por quem coordena.
Checklist rápido
Um resumo para revisar antes de convocar o próximo indaba do seu Grupo.
Participação
Não restrinja o convite
Escotistas, dirigentes, conselho fiscal, pais, jovens do Clã - quanto mais amplo, mais engajamento o indaba gera ao longo do ano.
Propósito
Deixe claro o porquê
Comunique o que será tratado antes do dia - sem programação secreta - e meça o sucesso do indaba pelo que ele deveria produzir.
Lugar
Fuja da mesma sala de sempre
Um parque, um coworking, uma parceria institucional - ou até um indaba acampado, se o tempo e o tema permitirem.
Tempo
Reserve pelo menos 3 horas
Com dinâmica, facilitação e cuidado com o relógio - flexível o bastante para esticar um assunto bom e cortar um menos essencial.
Conteúdo
Misture decisão com convívio
Jogos, canções, reconhecimentos, convidados e casos de sucesso - o indaba é tão sobre relacionamento quanto sobre calendário.
Registro
Documente o que foi decidido
Principalmente em pautas deliberativas, para que quem não esteve lá tenha uma consulta formal do que o Grupo combinou.
Quer assistir à live completa?
Este guia é um material de apoio independente, construído a partir do conteúdo de uma live do Guia Decola - não é uma transcrição literal da conversa. Para acompanhar o episódio na íntegra, com todas as perguntas da audiência, veja o link abaixo.
Sobre este episódio
Este guia é um material de apoio independente sobre planejamento de indaba, escrito a partir do conteúdo da live abaixo - não é uma transcrição da conversa.
T03 EP01 · 23 de janeiro de 2024
Planejando um Indaba - live de abertura da 3ª temporada do Guia Decola, dedicada inteiramente ao planejamento do indaba de Grupo.